Cara membuat surat keputusan
Isi surat keputusan :
Surat Keputusan berisi tiga hal pokok, yaitu konsiderans, desideratum dan diktum.
Konsiderans
Konsiderans adalah bagian surat keputusan yang berisi hal-hal yang menjadi pertimbangan pembuatan surat keputusan. Yang dimuat dalam konsiderans adalah nama undang-undang, keputusan terdahulu, peraturan, usul, dan saran yang dirinci kedalam sub topik menimbang, mengingat, membaca, mendengar dan memperhatikan.
Keberadaan konsiderans bagi sebuah surat
keputusan bersifat wajib karena dalam konsiderans itulah tertera
landasan hukum (statuta) setiap surat keputusan. Isi konsiderans minimal
dua, maksimal lima. Dari kelima sub topik tersebut diatas, yang paling penting dan harus dipakai dalam setiap keputusan adalah sub topik menimbang dan mengingat.
Subtopik menimbang
berisi hal-hal yang menjadi pertimbangan perlunya dibuat surat
keputusan ( to consider = menimbang ). Dalam subtopik menimbang
dijelaskan bahwa dengan pertimbangan tertentu perlu ditetapkan keputusan
tertentu.
Subtopik mengingat wajib
dipakai karena di dalam bagian inilah dituliskan nomor surat
pengangkatan pemimpin tertinggi organisasi sehingga memungkinkan baginya
mengeluarkan surat keputusan. Surat ( keputusan) pengangkatan pemimpin
tertingi itulah yang menjadi salah satu statuta bagi surat keputusan
yang akan dikeluarkan itu disamping statuta yang lain, misalnya surat
keputusan dan undang-undang yang berkaitan secara langsung dengan topik
atau permasalahan yang akan diputuskan. Semua statuta surat keputusan
ditetmpatkan dalam subtopik konsiderans mengingat.
Subtopik membaca
dicantumkan ketentuan dan peraturan yang tidak berkaitan secara
langsung dengan masalah pokok yang menjadi keputusan, namun ketentuan
dan peraturan ini diperlukan untuk memperkuat konsiderans sehingga
pertimbangan sebelum memutuskan sesuatu menjadi lebih lengkap.
Subtopik mendengar biasanya dicantumkan usul dan saran yan pernah disampaikan oleh pihak tertentu kepada pemimpin tertinggi/pengambil keputusan.
Subtopik memperhatikan
biasanya berisi keputusan rapat yang pernah atau yang sengaja diadakan
berkaitan dengan permasalahan yang akan dibuat surat keputusan.
Desideratum
Isi surat keputusan yang dinamakan
desideratum adalah bagian yang berisi tujuan (untuk apa) surat keputusan
itu dibuat. Setiap surat keputusan pasti mengandung tujuan. Tujuan itu
dapat satu atau lebih.
Berbeda dengan keberadaan konsiderans
yang selalu harus dinyatakan secara eksplisit melalui subtopik yang
telah disebutkan sebelum ini, keberadaan desideratum dapat saja secara
implisit. Artinya, desideratum dapat berada secara tersirat didalam
konsiderans atau didalam diktum, atau didalam konsiderans dan diktum.
Keberadaan desideratum dikatakan tersirat
atau implisit karena tidak ada notasi tujuan untuk menendai atau
mengawali bunyi desideratum. Namun, tanpa notasi tujuan pun desideratum
dengan mudah dapat diketahui. Hal itu tampak pada contoh dibawah ini :
Contoh desideratum dalam konsiderans :
……………. untuk melakukan pembinaan dan bimbingan bagi setiap mahasiswa, perlu diangkat penasihat akademik.
(penerbitan surat keputusan bertujuan untuk mengangkat penasihat akadmik )
Contoh desideratum di dalam diktum :
……………. keputusan in disampaikan kepada yang bersangkutan untuk diketahui dan dilaksanakan sebagaimana mestinya.
(penerbitan surat keputusan bertujuan meminta pihak tertentu agar mengetahui dan melaksanakan tugas yang dibebankan kepadanya).
Diktum
Diktum adalah bagian surat keputusan yang
berisi butir-butir ketetapan. Diktum merupakan isi inti sebuah surat
keputusan. Apasaja ayng akan ditetakan oleh pengambil keputusan,
semuanya dihimpun dalam diktum.
Teknis penulisan diktum.
Rangkaian diktum diawali oleh subtopik memutuskan yang ditempatkan ditengah kertas ( centering). Subtopik memutuskan harus selalu diikuti oleh kata menetapkan yang merupakan penanda untuk memasuki isi diktum. Kata “penanda” menetapkan
tidak ditempatkan ditengah, tetapi dimargin kiri. Setelah itu, barulah
dituliskan isi diktum. Bila isi diktum akan dirinci, butir-butirnya
diberi kode urutan ( lihat pola surat keputusan ).
Dalam butir 1.1 telah disebutkan bahwa
salah satu guna surat keputusan adalah untuk mencabut masa berlaku surat
keputusan terdahulu. Kiranya perlu diketahui bahwa isi sebuah surat
keputusan hanya dapat dibatalkan atau dicabut dengan menerbitkan surat
keputusan yang baru. Hal itu berarti peluang untuk membatalkan isi
sebuah surat keputusan harus terdapat dalam setiap surat keputusan.
Dengan demikian, isi setiap surat keputusan tidak akan berlaku abadi.
Ketentuan yang mengatur hal yang sangat penting itu disebut arbitrase
yang berarti ‘perwasitan’ atau ‘penyelesaian’. Karena dahulu isi surat
statuta umumnya dibuat dalam pasal-pasal, maka pasal yang berisi
ketentuan ‘arbitrase’ itu disebut pasal arbitrase .
Pasal atu butir surat keputusan yang berfungsi sebagai pengaman itu
ditempatkan dalam diktum. Perhatikan bunyi diktum yang memuat pasal
arbitrase di bawah ini :
Contoh :
Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal
ditetapkan, dan apabila ternyata kemudian hari terdapat perubahan, maka
surat keputusan ini akan ditinjau kembali.
Apabila dikemudian hari ternyata terdapat kekeliruan, maka Surat Keputusan ini akan diubah dan diperbaiki sebagaimana mestinya.
